Wil jij later werken bij een organisatie die regelmatig evenementen organiseert? Of zie jij evenementen als hét communicatiemiddel om impact te maken? Dan is de minor ‘Evenementen ontwerpen en managen’ iets voor jou! Wij bereiden je optimaal voor op de praktijk.

Inhoud

Mensen hebben behoefte aan contact, ontmoetingen en worden echt geraakt als ze iets bijzonders beleven. Daarom organiseren bedrijven en organisaties steeds vaker (online) evenementen om hun doelgroep te bereiken. In deze minor leer je hoe je evenementen als communicatiemiddel kunt inzetten en organiseer je zelf een evenement.  De focus binnen deze minor ligt op de zakelijke evenementen en niet op publieksevenement, zoals concerten en festivals. 

Eventmanager zijn is afwisselend en spannend. Je moet er ook best wat voor kunnen. Want als je klantdagen, een bedrijfsevenement, webinar of een beurs organiseert, moet je aan veel verschillende zaken denken. En je moet natuurlijk creatief durven zijn.   

Tijdens deze minor steek je de handen uit de mouwen en ga jij je organisatietalent vergroten. 

Bekijk hier een aftermovie die is gemaakt door één van de studenten na de eerste 10 weken:  Aftermovie

Cursussen

In de eerste 10 weken ga je tijdens het evenementenbureau aan de slag met een opdracht voor een echte opdrachtgever. Deze opdrachtgever heeft een strategische communicatievraag, waarbij het evenement als communicatie-instrument bijdraagt aan de oplossing.

Evenement als communicatie-instrument
Op één dagdeel in de week ligt de focus op het evenement als communicatie-instrument en ontdek je hoe organisaties hun doelen proberen te bereiken door middel van de inzet van (fysieke, online of hybride) evenementen. Je leert soorten evenementen met hun karakteristieke eigenschappen onderscheiden. Je leert met welke instrumenten je een beleving creëert. Je leert de doelgroep van het evenement onderzoeken. Daarnaast zoomen we in op drie belangrijke ontwikkelingen: het verduurzamen van evenementen, inclusiviteit, digitalisering en de inzet van AI bij het organiseren van een evenement.

Conceptontwikkeling
Op één ander dagdeel gaan we in op het onderdeel conceptontwikkeling en ontwerp je met een team van drie á vier studenten een evenement voor een echte opdrachtgever. Zo doorloop je het hele conceptontwikkelproces van het ontvangen van een briefing, het maken van een debriefing, het doen van onderzoek, inzetten van creatieve sessies tot het pitchen van je concept op papier en live. 

Projectmanagement
Op één derde dagdeel in de week leer je je project voor dezelfde opdrachtgever te managen. Een planning maken, budget opstellen, vergunningen aanvragen, een calamiteitenplan opstellen, een draaiboek maken en de inkoop regelen. Het heeft voor jou hierna geen geheimen meer. 

Naast deze drie dagdelen bezoek je een evenement, ga je langs bij de opdrachtgever en komen er soms gastsprekers lang.

Bedrijfsbezoek Tivoli Vredenburg (2024)

Evenementenpraktijk
Na de theorie is het tijd voor actie! Tijdens je stage organiseer je een (zakelijk) evenement en werk je mee aan conceptontwikkeling, voorbereiding, uitvoering en evaluatie.

Cleo en Puk tijdens de pauze op hun personeelsevenement voor de medewerkers van AAG

Cleo:
‘Ik vond het een hele leuke minor. Het heeft mij veel kennis en nieuwe informatie gegeven, wat uiteindelijk mij erg heeft gelopen om erachter te komen welke richting ik later in het werkveld op wil. Ik zou zeggen ga er ‘open minded’ in en doe goed mee dan haal je het zeker, de docenten zijn ook erg fijn en denken met je mee.
Ik heb stagegelopen samen met Puk bij AAG aangeraden door de minorcoördinator. Dit was een hele fijne plek. We werden super goed begeleid, maar ook echt heel vrijgelaten. We hebben uiteindelijk een heel mooi personeelsfeest opgezet en een dikke stagevergoeding ontvangen ’ .

Puk:
‘Ik vond het erg waardevol om stage te lopen tijdens de minor. Dit omdat je erachter komt of dit werkveld wel of niet iets voor je is, omdat je echt aan het werk gaat. Theorie leren is namelijk heel anders dan de echte praktijk. Het kan ineens anders bevallen dan je had verwacht. Mijn stageperiode van de minor vond ik het leukste, ik mocht namelijk zelf een heel bedrijfsfeest organiseren voor 150 man'. 

Miquel op pad voor de promotie van zijn evenement Exposure voor de HKU (2024)

Miquel: 
‘de stage was een heel mooi vervolg op de tien weken les die je kreeg tijdens de minor. Je kunt goed in de praktijk brengen wat je hebt geleerd tijdens de minor en je bouwt meteen connecties op in de evenementenbranche. Het maakt de minor een stuk interessanter, omdat je echt gaat leren in het werkveld en niet alleen maar op school zit. 
Je leert in die tien weken echt van A tot Z een evenement organiseren. In de praktijk kwam het uit dat ik vanaf de start mee mocht helpen met een evenement. Je gebruikt de creatieve manier van denken die je wordt aangeleerd tijdens de minor en neemt dingen mee uit de gastcolleges. Deze gastcolleges laten je zien hoe andere bedrijven bijvoorbeeld brainstormsessies hebben of uitdagingen aangaan op een nieuwe manier. Dit nam ik mee naar mijn stageplek en dit werd goed ontvangen!’ 

Extra kosten
Mogelijke extra (reis)kosten voor bezoek aan evenementen en de opdrachtgever. 

Jij kunt straks:  

• een evenement als communicatie-instrument ontwikkelen;
• een organisatie en haar omgeving analyseren;
• een organisatie adviseren over hoe zij hun evenement kunnen verduurzamen;
• de impact van een evenement evalueren;
• relevante technieken selecteren om doelgroepen in kaart te brengen, behoeften te analyseren en het gedrag van deze doelgroepen te begrijpen;
• een advies uitbrengen over hoe een event goed kan aansluiten bij een doelgroep;
• een event met een voor- en natraject ontwerpen, inclusief activiteiten en middelen;
• beargumenteren hoe een concept, touchpoints en activiteiten met elkaar samenhangen, inspelen op de doelgroep en aansluiten bij de communicatiedoelstellingen van de opdrachtgever;
• op basis van een passende planmethode een projectmatige planning voor de organisatie van een evenement maken;
• verantwoorden hoe de projectmatige planning past binnen het vooraf bepaalde budget, aansluit op de vooraf geformuleerde communicatie- en organisatiedoelstellingen en rekening houdt met veranderende omstandigheden (wendbaarheid);
• passende methodes kiezen voor het coördineren, uitvoeren, bewaken en evalueren van het event en deze keuze uitleggen;
• de risico’s in kaart brengen en sturen op de beheersaspecten.

Foto van The Next Event 2019.

Iedere hbo-student kan deelnemen: er zijn geen toelatingseisen. Wel is het belangrijk dat je goed kunt communiceren in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk, en dat je graag met én voor mensen werkt. Houd er rekening mee dat de lessen in de eerste tien weken live in Utrecht plaatsvinden, dus plan je reistijd. Tijdens de tweede tien weken loop je stage en moet je fulltime beschikbaar zijn om op je stageplek te werken.

De volgende literatuur komt tijdens de minor aan de orde. Je ontvangt voor de start van het onderwijs een definitieve literatuurlijst.  

• Handboek Strategische Eventmarketing, L. Kruitwagen;  

• Van der Straeten, K. (2025; 4e druk) Eventplanner, evenementen organiseren met impact. Leuven: Lannoo Campus. ISBN 9789401436205

• Dummy (een blanco boekje, met minstens 75 blanco pagina's (geen lijntjes!), minimaal A5-formaat, met of zonder ringbandje). Je gebruikt je dummy om het creatieve proces vast te leggen.  

In de eerste periode krijg je drie tot vier dagdelen per week live les in Utrecht. Meestal in de ochtend van 9 tot 13 uur. Houd dus rekening met je reistijd. In de tweede periode organiseer je je (zakelijke) evenement tijdens je stage (ongeveer 36 uur per week).  Het rooster en de lesdagen zijn nog niet bekend. De stageplek werf je zelf voor de tweede 10 weken (maar wij helpen daarbij met ons grote netwerk in de branche).  Een programma op maat is helaas niet mogelijk. We gaan ervan uit dat je aanwezig bent en afmeldt als dat onverhoopt een keer niet lukt.   

Het rooster en de lesdagen zijn nog niet bekend. De stageplek werf je zelf voor de tweede 10 weken (maar wij helpen daarbij met ons grote netwerk in de branche).  Een programma op maat is helaas niet mogelijk. We gaan ervan uit dat je aanwezig bent en afmeldt als dat onverhoopt een keer niet lukt.  

De les- en toetsroosters worden, met uitzondering van de eerste onderwijsperiode van het studiejaar (start september), altijd vier weken voor de start van iedere onderwijsperiode op Mijn Rooster geplaatst. Het rooster voor de eerste onderwijsperiode van het studiejaar is drie weken voor de start vindbaar op de site. Op Mijn Rooster is altijd het meest actuele rooster zichtbaar. 
 
Op de HU mag voltijdonderwijs geroosterd worden tussen 08.30 en 19.00 uur. 

Deze minor draait vooral om de praktijk. Geen tentamens, maar het uitvoeren van opdrachten en het krijgen en verwerken van feedback staan centraal. Beide onderdelen sluit je af met een portfolio-assessment. 

De eerste 7 weken van Evenementenbureau werk je voor een echte opdrachtgever en in week 9 plannen we een Student Event Game waarbij je het geleerde in sneltreinvaart nogmaals aantoont in voor een andere context/vraag/opdrachtgever.

Ondertekende leerovereenkomsten voor minoren in periode AB of Lint kunnen tot en met 3 juli 2026 worden geüpload in Osiris Aanmelding, zie de instructie op de leerovereenkomst of check onze site. Leerovereenkomsten die ná 3 juli worden ontvangen, zullen niet in behandeling worden genomen.  
 
Ondertekende leerovereenkomsten voor minoren in periode CD kunnen tot en met 4 december 2026 worden geüpload in Osiris Aanmelding, zie de instructie op de leerovereenkomst of check onze site. Leerovereenkomsten die ná 4 december worden ontvangen, zullen niet in behandeling worden genomen. 

Let op: Leerovereenkomsten worden in behandeling genomen op volgorde van binnenkomst in Osiris Aanmelding (first come, first serve). Een ingediende leerovereenkomst geeft pas recht op een plek binnen een minor als er sprake is van het volgende:

* De minor is nog niet vol: elke minor heeft een maximum aantal plekken per periode
* De student heeft de leerovereenkomst compleet ingediend (inclusief eigen gegevens en handtekening en stempel eigen examencommissie)
* HU heeft de leerovereenkomst ondertekend en gestempeld